公認会計士のメモ帳

経理総務部に利益改善予算を持たせよう

　経理総務といえば、売上があるわけではなく、ここにノルマを持たせることは通常行われていません。しかし経理総務に経営改善・利益改善のための予算をもたせているところもあります。予算とはお金を使う予算ではなく、お金を節約する目標数値です。
　だいたい会社の従業員数１人あたり５万円から10万円の改善ができるとか、社員数100人の会社でしたら1000万円の利益を１年間に改善せよ、コストを下げろ、逆にいえばそれだけ稼げというわけです。
　この方法を使っているある上場会社の社長から説明を受けました。総務の人はとりあえず仕事を去年と同じようにしておけばよいと思いがちで、勉強していない。会社のために役立とうという気がない。社長が怒ったのは、ある総務課長が自宅の電話代の節約については完璧だったのに会社の電話代の節約を何もしていないことを知ったときとか。これではいけない。具体的にはどういうことをして利益改善に役立てているのかというと、電気代・ガス代を節約する方法を一生懸命研究する、補助金をもらうことを研究する、使っている消耗品等の相見積もりをとることを実行することにより軽減する、会社で不要になった用品をヤフーオークションを通じて売却することにより今まで処理費用を払っていた方を逆にお金をもらえる方に切り替える、中古品を購入する（ヤフーオークションで購入すると安くていいものが手に入るそうです）、インターネットで価格を常にチェックしておく（例えば価格ドットコムなど）、アスクル・インターネット等で用品を発注する等があるそうです（ちなみにこれらの改善策はライブドアの堀江社長の本にも載っていました）。コストは徹底して削減しろということです。
　我が事務所では　所長は優しいので高い目標は掲げず　2005年度は50万円分経理総務で利益を稼いでもらおうと思っています。色々お金をかける事務所内の改善ではなくお金のかからない改善とかですね。

パソコン会計は常識だが。。

パソコン会計は常識
パソコン会計をきちんと導入することをお勧めします。わざわざ特別な会計システムをつくる会社もありますが、私の感覚では従業員30人以下の会社では特にシステムを作る必要はありません。せいぜい15～20万円の市販のソフトを使えば十分です。例えば勘定奉行や弥生会計は私のお気に入りです。また、給与計算はパソコンでやるのが常識でしょう。最近では２万円程度の簡単なソフトも出ています。
パソコン会計を導入すると楽なのは、経理の人がパート・アルバイトの人でも同じやり方を実行していくということです。つまり、経理の人が変わっても、一旦画一された経理のやり方（パソコンを導入すると強制的に同じやり方になります）に従わざるを得ないので経理のやり方は統一されます。だし、パソコン会計が思うように効果を発揮していない会社もあります。パソコン会計を導入したときに社長が期待しているのは、月次決算書が翌月すぐにでてくる、経理の作業時間が恐らく２～３割減る、予算管理や資金計画が楽になる等でしょう。しかしながら、これらの効果がうまくでていない会社もあります。
その原因はパソコン会計を導入したときに、その目的を明確に打ち出していないことにあります。作業時間の短縮、人員の削減、月次決算書の提出期限（翌月第○営業日）等をしっかり立てずに導入しているからです。つまり、従来のやり方を前提条件に集計作業だけパソコンを導入しても、経理業務の生産性向上は期待できません。まず、目的を明確にし、そのためにパソコンが本来予定しているやり方に合わせて、経理の従来のやり方を変えない限り、生産性の向上は見込めません。これからパソコンを導入しようという会社（そういう会社は極めて少数でしょうが）は目的をはっきりさせるべきですし、また、パソコン会計を導入しているがどうも効果が上がっていないという場合には、会計事務所などのように外部の人に経理の手続きのどこに問題があるのかを調査してもらい、会計の手続きのルールを確認してもらう必要があります。
　尚、パソコン会計の問題点としてバージョンアップが出る、従って入れ替えのために毎年お金を払わなければならないという問題があります。毎年の保守費として２－３万円かかるようです。例えば、弥生会計では毎年新しいバージョンがでますし、勘定奉行も3～4年毎には新しいバージョンがでます。これらは実は、パソコン会計を作っている会社にとっては一回売り切ったものがいつまでも動いていたら困る、つまり新しい新製品が売れない、ということで少しだけシステムを改良して売っているわけです。いってみればWINDOWS95の後にWINDOWS98がでたようなものです。従って、新しい方がべんりになっていますし、性能も向上しています。しかし、本質的にはバージョンアップにつき合う必要はありません。一度買ったソフトをそのまま使っていけばよろしいということです。敢えて言えば、古いパソコン、例えばｗｉｄｏｗｓ９５に対応していたソフトが、ｗｉｎｄｏｗｓＸＰ（最新版）では動きませんので、パソコン機械そのものを買い変えたとき、あるいは消費税の税率等が変わったというような場合を除けば、従来のソフトを使っていようと問題ありません。

　そういえば弥生会計の会社を買収したライブドアの堀江さんが弥生会計の保守料に魅力を感じたといっているとなにかの席で聞いたことがあります。

　ただし　会計事務所側の人間としていわせてもらえば、やはり最新版を入れてもらった方が便利です。同じソフトでも古いバージョンのソフトで作られたデータを事務所のパソコン（当然ながら最新版のソフトが入っています）で読むのは大変なのです。

経理作業にかける時間を減らす

基本的なやり方

経理担当の人員を減らす
それでは、経理コストが粗利益の５％もあるような会社は何から手をつければいいのでしょうか。答えは簡単です。経理担当の人員を減らす、辞めてもらう、もしくは、営業部門等の部門に配置転換を行う、ということです。私の経験から考えましても、経理で必要な作業には限界があります。したがって、今まで多くの人数で行っているという
ことは、本来やる必要がないことまでやっている、やる必要のない細かい資料を手作業で作っている、ということがまず考えられます。人が減れば、当然できる仕事の範囲は限定されます。したがって、何が必要かということを改めてえ直すことになり、必要最低限のことしかしなくなるということで経理の軽減を図ることができることになります。

銀行窓口に行く回数を減らす
経理の女子社員を考えてみてください。どんな新人OLでも一人平均最低でも2００万円の給料が年間かかっています。これにおおよそ13％の社会保険料を考え、更にその他の諸費用を考えると、年間2000時間働いてもらうとしても、その女子社員の１時間あたりの人件費は12００円近くになります。まして、経理部長など年収６００万円-の人なり、年収８００万の人なりで考えれば、１時間あたり３５００円、４６００円かかるということになります。そのような方が銀行振込に銀行へ行くとすると、銀行が近くにあっても最低でも１時間はかかるケースが多い。
最近の銀行は銀行の窓口に来てもらうのは迷惑だということを露骨に表していますので、できる限り、振込などは自分でしてもらいたい、機械で振り込んでもらいたいということをやっています。今までのように、振込依頼書を作成し、依頼するととても時間がかかる仕組みになっています。１時間かかったとすれば、女子社員でも１２００円コストが発生しているというわけです。
ではどうすればいいのか。一番効果的なことは、インターネットバンキングを利用することです。つまり、パソコンを活用するということです。会社内にパソコンがあり、そのパソコンから預金を振替えたり、振込むというやり方です。もちろん、これについては管理の問題があります。その管理の問題については各銀行が知恵を絞っているところですし、また、お金は中小企業の場合、信頼できる人しか扱わせないケースが多いようです。したがってインターネットバンキングをぜひお勧めします。インターネットバンキングで振込む場合、振込手数料が銀行窓口で手続きするより安価に
設定されています。
また、相当件数振込む場合には、ＦＡＸ等による一括振込の制度もあります。
また、振込も頻繁にしていれば、手間暇がかかりますので、必ず月１回、特定の日（月末等）に振込み日を決め、総合振込みすることをお勧めします。
ちなみに我が事務所では月初めは月次決算　月末は請求書発送業務や給与計算業務が忙しいというわけで毎月１５日過ぎに支払い（銀行振り込み）をすることにしています。

しかし　次の従業員立替金の精算がありますので　銀行に行って現金をおろしてくるという時間はなくなりませんが。銀行でお金をおろす時間は１０万円でも１００万円でも同じ時間ですね。　

小口現金の精算回数を減らす
社員が立て替えた交通費の精算等に経理の方が小口現金の金庫の中からお金を出して精算するという作業が毎日のように行われているかいしゃもあるようです。これを辞めてしまう。辞めてしまうというのは、毎日精算することを辞めてしまうという意味です。一番ベストは月１回小口現金として、交通費等を立て替えて支払った社員が一覧表にまとめ、経理に提出する。その後、経理が確認し、給与の際に同時にその立替金相当額を振り込む、という方法があります。ちなみに私が昔勤務していた会計事務所は外資系の会計事務所は　この方法でした。そのためこれが当たり前だと思っていましたが、独立してやっとお客様になってもらった会社のやり方が　毎日精算　時々精算遅れで不定期に精算　伝票枚数がたくさんなのに驚いた記憶があります。
　この方法は、大変合理的ですが、一部従業員によっては奥さんに小遣いをもらっている関係上、奥さんとトラブルがあるという笑えない話があります。

ちなみに我が事務所では、月２回１０日と２５日に現金で精算することにしており、それ以外のときには精算しません。各人が立て替えた費用はもっぱら交通費が中心ですので、各人毎に一枚のシートに高速料金代等の領収書を貼り付け、同時に明細書を作成し、合計金額で現金精算することにしています。
１０日の精算日に遅れたら次は単月後に精算というわけです。

　とにかく小口現金の精算は会社にとって緊急でも重要でもない仕事です。従業員の方も月に１度か２度まとめて精算するというルールを経営者がはっきり打ち出せば、ルールを守ってもらえることになるだろうと思います。社長や偉い方だけがルール違反をしないように心がけてください。

預金通帳の数は絞る
預金通帳の数は基本的には絞るべきです。即ち預金口座を開く口座は数を減らしたほうがいい。できれば２行、したがって預金通帳２冊が望ましい。今は支払手形を使わないビジネスが最も望ましいので、できれば当座預金口座も開かず、普通預金のみというのが最も望ましいビジネススタイルです。
そうはいかず、当座預金口座を開くと、当座預金の小切手帳や通帳、印鑑、支払手形帳などを誰が管理するかという問題が出てきます。したがって、経理（この場合は財務）の人員コストの削減という意味で、できれば支払手形は使わないほうが望ましい。また預金通帳の記帳の手間を考えると口座数は少ないほうがいいということになります。

経理作業にはどれくらい費用がかかるのか

記帳業務にはどのくらいコストをかければいいのか？
今、『ここまでできる経理の合理化（児玉尚彦著、日本能率協会マネジメントセンタ
ー出版）』という本が１５万部も売れているそうです。これは、いわゆる記帳業務に関連する分野について、色々な改善方法を提案している本です。その中で、おもしろいなと思ったのは、経理作業にかけるコストは、粗利益（売上から仕入・外注費を差し引いた金額）の２％を目安におさえていくということを提案されています。ここでいう経理コストとは、経理の精算や支払い、伝票・帳簿作成といったルーティン作業をする人の人件費と会計事務所の顧問料の合計です。私の経験値、上は大企業、といっても売上数百億円という公開企業から、下は従業員十人の個人商店までの経験値で考えても、合理的に経理作業が進んでいるな、スムーズに経理が行われているなという会社をいくつか試しに計算してみましたが、確かにほぼ粗利益の２％の水準でした。従って、粗利益の２％の水準で経理に関する費用が賄えているところは、まずまず合理的な経理作業を行っていると言えるのでしょう。

　　粗利益とは　売上高から変動費（売上に正比例して増減する費用、例　小売業での商品仕入れ高など）のことです。決して　売上高の２％といっているわけではありませんので誤解なくお願いします。

時々赤字で困っているなというような会社に行くことがありますが、経理のコストが確かに粗利益の３％～５％くらいとなっているケースはざらにあるようです。例えば粗利益が年間５億円の企業でしたら、１％改善すれば５００万円利益が改善することになります。したがって、まずやるべきことは、自分の会社の経理に付属するコストが２％にあっているかどうかを判定して見ることではないでしょうか。

しかし、経理にお金をかけない方がよいといっても限度問題です。
何度も経理にかけているお金が　１％以下という会社を見たことがあります。
そのタイプは２種類。
　　　－結構大きい規模の会社で倒産した会社
　　　－きわめて小さい個人会社
　　　　　　このケースは小さい会社だから経理にお金をかけずにすんでいるのか　それとも経理にお金を使わない（使えない？）から小さいままなのかわかりませんが。。。

経理とはなにか

記帳の合理化について考えてみたいと思います。
まず最初に「経理」という言葉の意味を考えてみてください。通常の社長方の頭の中
に経理というと非常に幅広いイメージ、仕事が含まれています。一般的に経理の仕事というと次の３つがあります。
　
　①　記帳業務　
日々の取引、お金の動きを仕訳をおこすことにより、帳簿に取込み、最終的に
は損益計算書、貸借対照表等の決算書を作りあげるという作業です。ここで要求
される能力はそれほど高いものではなく、同じような作業を繰り返す行うことが
必要になります。従って、一定人数以上の企業では、パートの方をこの記帳業務
に当てはめた方がコスト的に有利であると考えられます。
　②　財務管理業務　
現金・預金の入出金の管理という意味が強いです。月々の支払いあるいは預金
残高の確認、更には借入金の交渉・返済、支払手形の発行、受け取り手形の回収
等、現金・預金の直接的な管理という業務になります。今、機械化が進んでいま
すので、財務の世界においては、ある程度の人数的な余裕のある会社でも１人か
２人の正社員、特に信頼のおける人にお願いするというケースが大部分です。
　③　計数管理　
記帳業務を通じて、できあがった月次決算書等をもとに、昨年の数字・先月の
数字や予算と比較し、売上がどうなったか、経費が何が増え何が減ったか、結果
的に利益は予算に比べてうまく達成できそうか、赤字になりそうだなどの分析を
行い、それをもとに更に会社としての対応方針を考えていくという仕事です。こ
の仕事はいわゆる経理部などとよばれているほどの人数がいる会社では経理部長
が行うのが本来の仕事ですが、中小企業では社長自らが経理の担当者（と言って
も実際は、記帳をし、お金の管理をしている人ですが）から報告を受けながら数
字をみている形が多いのでしょう。更には私ども会計事務所から数字の報告を受
けることも多いようです。

以上のように、経理業務と単純に申しましても、記帳業務、財務管理業務、計数管理
業務という３つの仕事からなっています。経理手続きの軽減、経理の合理化、コストを
下げるということについては、今回は記帳業務を中心にお話したいと思います。

公共料金の削減策（４）

Ⅳ．経理人員の合理化　「電話料金」
　公共料金削減の１つの方法として電話料金があります。
　電話料金はマイライン等をうまく活用して、電話料金を安くしようという話がずいぶん前に流行りましたよね。その続きです。今、電話会社はＮＴＴ、第二電電他、数が多い。そうすると請求書は結構な枚数が届きます。たとえ銀行から自動引落にしたとしても管理が面倒です。、
　株式会社インボイス（インボイスとはｉｎｖｏｉｃｅ＜請求書＞という意味です）に依頼して、会社全部の電話を１枚の請求書にまとめてもらう無料サービスがあります。この株式会社インボイスは、なんと今年東証一部に上場した会社ですが、従業員は２００人くらいしかいないようです。これで６億円も利益をあげているのですから、ＩＴ通信の世界というのはおもしろいビジネスなのでしょう。
　この話をききましたので、我が事務所でも早速インボイスに申込んでみました。インターネットで申し込めるようですが、電話でもＯＫのようです。おもしろいなと思ったのは、サービスそのものは、難しい説明は省きますが、何通もある請求書を全てまとめて１通の請求書（電話会社ごと、電話番号ごと）にまとめてくれるところです。しかも割引もしてくれる。私の事務所でいいますと、携帯電話等も含め１５回線くらいありますが、それを一通の請求書にまとめてくれます。しかも、毎月１日から31日までの分を電話番号ごとにきれいな明細まで作ってくれます。国内電話、国際電話、・・・などの多数の請求書を一通にまとめ、しかも多少値段も割引いてくれます。経理の手間が大幅に省けます。この「経理の手間が大幅に省ける」というところがとても気に入りましたので早速契約しました。株式会社インボイスはどこで儲かるのかというと、それぞれの電話会社と大口割引契約を結んでいて、そこで儲けているしくみのようです。別に株式会社インボイスの回し者ではありませんが、サービスが気に入ったので紹介してみました。

公共料金の削減策（３）

Ⅲ．公共料金の削減方法③　「ＩＰ電話の話」
ＩＰ電話は個人だと簡単ですが、法人がする場合には問題がでてきます。つまり、どれくらい安くなるかという見積もりと、それに対してどれくらい追加費用がかかるのかという関係です。電気料金の話は契約を変えるだけなので、別に設備投資はいらないわけですが、ＩＰ電話の場合にはインターネットに使う回線を利用するので、設備投資がかかります。私が聞いた範囲内では大きく２つあるようです。１つは電話交換機から変える方法です。つまり、法人では会社の代表番号が１つありますが、実際には何回線かを使っている。その代表番号にかかってくる電話を従業員の机にある電話機につないでいくための機械、電話交換機があります。私の印象ではその電話交換機が高い。「ＩＰ対応の電話交換機に変えてください、それに伴うコスト、設備投資は外部の電話料金の削減で補えますよ」というパターンのセールスが１つあります。それとは別に「電話交換機は変える必要はなく、電話交換機に追加の設備をつければ、電話料金が安くなりますよ」というパターンのサービスもあります。ものにもよりますが、電話交換機だと数十万円～、従来の電話交換機に追加の設備を付け加える分は４～５万円からあるようです。（注意：ここに書いている話は私が直接信頼のおけると思われる人から直接聞いた話、あるいは実際に事務所で経験した話から書いております。従って他にも色々なケースがあると思いますが、それは専門の方に調べてください。）たとえてみれば、デジタル放送のテレビを見るときに機械ごとかえるかコンバーターをつけるかの違いのようなものなのでしょうか。
それとプロバイダも重要だと思います。なぜなら同一プロバイダ内での通信回線は、たとえ外部の、会社の本支店以外のまったく第三者との料金であっても市外通話料そのものはかからない。（もちろん市外電話からここの電話機にくる部分、つまりＮＴＴの部分については料金がかかります。）つまり、同一プロバイダ内の電話料金は日本国内どこにあろうとも同一市内にいるのと同じ料金になるという話のようです。そうすると、ＮＴＴが固定料金をどうこうするという話によっては損得感情がまた変わってくるのかもしれません。

公共料金の削減策（２）

Ⅱ．公共料金の削減方法②　「コンサルティングの報酬」
前回、コンサルティングは成功報酬というお話をいたしました。このコンサルティングをやっている人は様々な種類の方がいらっしゃるようです。超有名大企業の関連会社から、小さいところは一人でやってらっしゃる方まで様々です。大企業の関連会社が技術が高いかというと、そうでもないところがおもしろいですね。結局は、その個人個人の能力によるというところでしょう。これは会計事務所などにも似ている話です。さて、このコンサルティングの報酬ですが、例えば電気料の節電だと、高いところでは節約した金額の１年半分、低いところでは半年分まであるようです。当然コンサルティングするほうも商売です。ただ、単に成功報酬ですから単純には引き受けない。ある程度事前に資料を集めて、うまくいきそうだというときに、はじめてコンサルティングに入るパターンです。極端に安いところは保険代理店などがサービスでやっている無料というところまであるようです。

公共料金の削減策（１－２）

２． ガス料金
ガス料金と言ってもプロパンガスの料金です。プロパンガスは自由化により料金の多様化が進んでいます。数社との直接交渉により、料金の引き下げは可能とのことです。

３． 下水道料金
下水道料金は、上水道の水が全て下水に流れることを前提で料金計算されています。しかし、ボイラー蒸発、ごはん等の製品に吸収されたり、クーリングタワーで蒸発したり、またスプリンクラーで水を庭にまくなど実際はかなりの量の水が下水に流れていないことがあります。この消失水量を計測して自治体と交渉することにより、下水道料金の減額特例を受けることができます。なお、下水に流す水の再利用、例えば、トイレ等の水を上水道でなく再処理水（中水）を利用することは、下水道料金を下げる基本的なことですが、これは建物の設計段階から準備されていないと、難しいようです。

４． 電話代金
（１）電話の削減といいますが、まず電話料金については株式会社インボイスに依頼して複数の電話会社から届く請求書を一枚に集約するという無料サービスを受けることができます。当然支払いも一括になります。同社は現在の利用内容をふまえて最も最適な電話会社との契約を提案してくれます。いずれも無料です。
（２）本社と営業所、工場等が離れている、つまり、遠距離に工場、支店があり、その間での通信料が多い場合は、ＩＰ電話の活用が考えられます。ＩＰ電話とはインターネットを活用した電話で、同一会社間では電話料が無料です。従って広範囲な本支店の電話が多いところではメリットがあると考えられます。

まとめとしましては、公共料金の削減策としては色々ありますが、実際自分の会社や病院にあうかどうかはコンサルタントに依頼してみないとわからない。コンサルタントも成功報酬でやっているところが多いので交渉してみることをお勧めします。

公共料金の削減策（１－１）

１． 電気代について
電気料金の削減と言いますと、すぐ節電器の利用による電気の使用量を減らす方法を思いつきます。しかし、これについてはいかがわしいものも多く、色々問題を引き起こしているところです。
紹介したい電気料金の削減は節電器や設備投資を一切伴わない方法です。即ち、電気料金の契約内容がその会社や病院にあっているかどうかを判定し、もし別の契約に切り替えたなら、電気料金が引き下げられることになるという内容です。つまり契約方法の誤りを訂正するというやり方です。
電力会社としては、夏の甲子園で有名なように昼間に電気の使用量のピークがくる。一方、夜は使用量が減るという需要の構造を持っています。一方、発電設備（生産面）では、できるだけ一定の操業度（発電量）を確保した方が、生産コストは安くなります。従って、昼間、電力を使うことを抑制し、夜に電力を使うことを促進する。これを受け、多種多様な契約形式がありまして、基本的には夜間の電力料については安くし、昼間の電力料を高くする。同じ１ｋｗの電力であっても、料金をできるだけ昼を高く、夜を安くする形式になっています。あるいは、土曜・日曜・季節ごとに電力料をわけたりしているわけです。問題は、それぞれの会社や事業所、例えば、冷蔵倉庫やスーパーマーケット等で設定されている電力料金が、それらの料金形態の中で最も有利な料金体系を選択して契約しているかどうかです。これは当然有利な契約をしていて当然の様な気がしますが、実際はそうではないケースが多いとのことです。
即ち、色々な施設にしても、当初建物ができあがったときに電力会社と一定の契約を結ぶわけですが、その時に深く考えずに契約している。ところが実際に業務開始された後の電力の使用量は時間帯別・曜日別あるいは季節別の使用料金を算出しているわけではありません。また、そのような計測も難しい。状況別の電力の使用状況を過去の諸データに基づいて予測し、それに電力会社ごとの料金体系をあてはめていくことによりどの料金体系が最も安くなりうるのかということを推測することにより、電気料金の引き下げをはかることになります。しかしながら、これは電気料金が年間５００万円を超えているような施設についてあてはまるケースが多い。通常、この手のコンサルティングは成功報酬とのことですので、検討されてみてはいかがでしょうか。

［考え方のイメージ］
電気料金　　　　　　　　　単　価　　　　　使用量　　　　　　料　金
　　　普通契約のケース　　　１２円　　　　２００単位　　　　２，４００
夜間割引契約のケース　
昼　　　　１４円　　　　１２０単位　　　　１，６８０
夜　　　　　６円　　　　　８０単位　　　　　　４８０
合計２００　　　 合計２，１６０
◎普通契約より夜間割引契約の方が有利